TO DO -lista kasvaa kasvamistaan – Tässä vinkit arjen hallintaan
Olen aiemmin jo julistanut olevani lista-ihminen. Tuntuu kivalta tehdä listoja ja vielä kivempaa on yliviivata tehtyjä asioita listalta. Ongelmaksi voi koitua se, että listalta katoavat ne kivat jutut, jotka on helppo tehdä ja inhottavat asiat roikkuu siellä viikosta toiseen.
Tunnustan tässä nyt julkisesti että olen Anna Perhon fani. Olen lukenut ja kuunnellut hänen kirjansa Antisäätäjä ja monen muun idean lisäksi olen ottanut käyttöön P4 -tekniikan. Anna myös luennoi aiheesta Antisäätäjä, kumpa joskus pääsisin häntä ihan elävänä kuuntelemaan.
P4 tekniikka auttaa siihen tilanteeseen, kun tuntuu että vuorokauden tunnit eivät riitä ja lista tekemättömistä töistä on paisunut niin isoksi, että se vaivaa mieltä jatkuvasti.
Tee lista tekemättömistä töistä ja jaottele ne neljään kategoriaan. Usein muuten auttaa pelkästään listan tekeminen, kun hommat näkee konkreettisesti silmien edessä. Tässä tekniikassa mennään kuitenkin vähän syvemmälle ja arvotetaan tekemättömät työt sekä lisäksi kalenteroidaan ne. Anna Perho on kertonut podcastissaan että 2 viikon aikana huomaat eron, ja lista on lyhentynyt merkittävästi. Ideana on siis miettiä jokaisen listalla olevan tehtävän kohdalla, onko se kiireellinen tai tärkeä. Sen mukaan listan tehtävät laitetaan eri laatikoihin. Katso kuva alla.
Laatikkoon 1:
Asiat, jotka ovat tärkeitä ja kiireellisiä. Sellaiset, joiden laiminlyönti ei ole mahdollista.
Laatikkoon 2:
Tulipalot, jotka ovat niin kiireellisiä ja tärkeitä, että ne pitää hoitaa heti. Niillä on tyypillistä ilmaantua tyhjästä, joten niiden kalenterointi viikkoa ennen on mahdotonta. Siksi niille pitää varata aikaa kalenterista jo etukäteen.
Laatikkoon 3:
Tehtävät, joiden tiedostat olevan tärkeitä, ja ne painavat mieltä, mutta eivät ole kovin kiireellisiä. Ehkä ne vaativat aikaa yhdessä tekemiseen jonkun kanssa.
Laatikkoon 4:
Liiketoiminnan kannalta turhat, mutta kivat tehtävät. Tee silloin kun on aikaa.
Jos luet tätä pöydän ääressä, olisikin hyvä jos jokainen homma olisi erillisellä lapulla, niin voit ihan fyysisesti laittaa lappuja eri kasoihin. Jos minä nyt tekisin tätä harjoitusta, niin minulla 4 tehtävän priorisointini näyttäisi tältä:
- Tärkeä ja kiireellinen: Auton toimittaminen talvisäilöön (kyllä, liittyy Auto Juhlaan -liiketoimintaani)
- Kiireellinen: Asiakkaan nettisivulle ensi viikonlopun aukioloaikojen päivittäminen
- Tärkeä, ei niin kiireellinen: Tarjouksen laskeminen asiakkaalle
- Turha touhu: Työpöydän nurkassa parin vuoden ajan ollut kasa (tärkeitä) arkistoitavia ja jäsentämättömiä aarteita.
Tällä tavalla listattuna tehtävät eivät unohdu ja tulet pohtineeksi joka viikko mikä on oikeasti tärkeää sinun liiketoiminnassa.
Kun merkitset nämä tehtävät kalenteriin, ole realisti niihin kuluvan ajan arvioinnissa. Usein arvioimme ajan kulumisen täysin ylioptimistisesti. Ainakin minä kuvittelen että kirjoitan tarjouksen asiakkaalle vartissa, kun siihen pitääkin tarkistaa monenlaisia asioita ja huomaan että kello on tikittänyt kaksi tuntia eteenpäin ennen kuin se on lähetetty. Lounaallekin on hyvä varata aika, jotta saat energiaa työn tekoon.
Jos tämä ei auta työn suunnittelussa, annan bonusvinkin. Joskus kalenteri on niin täysi, että ainoa vaihtoehto on sanoa ei tuleville projekteille. Varsinkin, jos oletetaan, että teet kilttinä ihmisenä puoli-ilmaiseksi jonkin ison projektin. Silloin kannattaakin kieltäytyä.
A4 -kokoinen muistilista ja lisäksi viikkosuunnitelma tästä ajanhallinnan tekniikasta on ladattavissa alta. Samalla liityt sähköpostilistalleni, ja lähettelen n. kerran kuussa viestejä ajankohtaisista asioista. Voit aina poistua listalta niin halutessasi.